L’approvazione del bilancio d’esercizio è uno degli adempimenti più importanti nella vita di una società. Eppure molti imprenditori non conoscono con precisione le scadenze, i passaggi obbligatori e le conseguenze di eventuali ritardi.
Vediamo come funziona l’iter dall’inizio alla fine, cosa cambia in presenza di un revisore o di un collegio sindacale e cosa succede se le scadenze non vengono rispettate.
Il punto di partenza: la redazione da parte degli amministratori
Il bilancio d’esercizio viene redatto dall’organo amministrativo della società — l’amministratore unico o il consiglio di amministrazione — e deve essere corredato dalla relazione sulla gestione, salvo le esenzioni previste per le società di minori dimensioni.
Il bilancio deve essere predisposto entro i termini previsti dalla legge, tenendo conto dei tempi necessari per i controlli successivi e per la convocazione dell’assemblea.
Le scadenze ordinarie: 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio
Per la grande maggioranza delle società con esercizio che coincide con l’anno solare, la scadenza ordinaria per l’approvazione del bilancio è entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (31 dicembre), quindi il 30 aprile dell’anno successivo. Entro questa data l’assemblea dei soci deve riunirsi e deliberare l’approvazione del bilancio.
Il termine prorogato: 180 giorni nei casi previsti dallo statuto
Lo statuto può prevedere la proroga del termine a 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio in due casi specifici:
- quando la società è tenuta alla redazione del bilancio consolidato;
- quando lo richiedono particolari esigenze legate alla struttura o all’oggetto della società.
Per l’esercizio solare, il termine prorogato cade intorno a fine giugno. Per il bilancio relativo all’esercizio 2025, il termine di 180 giorni scade il 29 giugno 2026 (il 2026 non è bisestile).
La proroga non è automatica: deve essere prevista dallo statuto e motivata. Un’assemblea convocata oltre il termine ordinario senza le condizioni per la proroga è fuori termine.
Il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese
Entro 30 giorni dall’approvazione in assemblea, il bilancio deve essere depositato presso il Registro delle Imprese. Il deposito avviene in formato XBRL (per i bilanci standardizzati) o in formato PDF/A per le società esonerate dalla tassonomia XBRL.
Il deposito tardivo o l’omissione del deposito comportano sanzioni amministrative a carico degli amministratori e possono avere riflessi reputazionali nella valutazione dell’affidabilità della società.
Il ruolo del revisore legale
Quando la società è soggetta alla revisione legale dei conti — la cui obbligatorietà varia in base alla forma giuridica, alle dimensioni e alla struttura degli organi societari — l’iter si arricchisce di un passaggio aggiuntivo.
Il revisore deve completare le proprie verifiche e depositare la relazione di revisione prima dell’assemblea. La relazione del revisore è allegata al bilancio e deve essere messa a disposizione dei soci insieme alla documentazione assembleare.
Questo significa che i tempi di redazione del bilancio devono tenere conto dei tempi di revisione: il bilancio deve essere consegnato al revisore con sufficiente anticipo rispetto all’assemblea. In pratica, nelle società soggette a revisione, l’iter inizia concretamente già nei primi mesi dell’anno.
Il ruolo del collegio sindacale
Alcune tipologie di società devono avere un collegio sindacale, che svolge funzioni di vigilanza sulla gestione. Anche i sindaci devono predisporre la propria relazione all’assemblea, in cui riferiscono sull’attività di vigilanza svolta nel corso dell’anno e sull’approvabilità del bilancio.
Quando il collegio sindacale svolge anche la revisione legale (come avviene in alcune SRL dove i due organi coincidono), il documento prodotto è un’unica relazione che copre entrambe le funzioni.
La documentazione da mettere a disposizione dei soci prima dell'assemblea
L’art. 2429 c.c. prevede che il bilancio, la relazione sulla gestione e le relazioni degli organi di controllo siano depositati presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono l’assemblea, in modo che i soci possano prenderne visione. Nelle SRL il diritto di consultazione dei soci segue una disciplina propria, che può essere integrata dallo statuto.
In linea generale, la documentazione da rendere disponibile include:
- il bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa);
- la relazione sulla gestione (se obbligatoria);
- la relazione del collegio sindacale (se presente);
- la relazione del revisore legale (se presente).
Il mancato rispetto di questi adempimenti può inficiare la regolarità dell’assemblea e delle delibere adottate.
Le conseguenze del mancato rispetto delle scadenze
Il mancato rispetto dei termini per l’approvazione del bilancio ha conseguenze su più piani. Sul piano civilistico, gli amministratori che non convocano l’assemblea nei termini possono essere ritenuti responsabili per i danni causati dalla mancata approvazione.
Sul piano sanzionatorio, il deposito tardivo al Registro delle Imprese comporta sanzioni amministrative. Sul piano operativo, un bilancio non approvato nei termini può bloccare operazioni che ne richiedono la disponibilità: richieste di finanziamento, partecipazioni a gare, valutazioni per operazioni straordinarie.
Conclusione
L’iter di approvazione del bilancio ha scadenze precise e passaggi obbligatori che variano in base alle caratteristiche della società. Conoscerli, pianificarli e rispettarli è parte integrante di una gestione societaria corretta.
Organizzare il calendario annuale con le scadenze della revisione, della predisposizione del bilancio, della convocazione dell’assemblea e del deposito è una buona pratica che evita ritardi e le relative conseguenze.
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