Se ti chiedo qual è il tuo cliente migliore, probabilmente mi dici il nome di quello che ti fa fatturare di più. È una risposta naturale: è il cliente che senti più spesso, quello che riempie l’agenda e che pesa di più nell’estratto conto.
Il problema è che il fatturato dice quanto vendi, non quanto guadagni. E capita più spesso di quanto si pensi che il cliente più grande sia anche quello che fa guadagnare meno, a volte nulla. Per saperlo serve un numero solo: il margine per cliente.
Perché il fatturato per cliente non basta
Il fatturato di un cliente è solo il punto di partenza. Tra quello che fatturi e quello che ti resta ci sono costi che nel conto economico finiscono tutti insieme, e che quindi non vedi cliente per cliente:
- sconti, omaggi e note di credito concessi per tenerlo;
- materiali, merci e consegne dedicati a lui;
- le ore tue e del tuo team: produzione, assistenza, riunioni, modifiche, telefonate;
- il tempo che aspetti prima di incassare.
I clienti grandi hanno potere contrattuale. Chiedono prezzi più bassi, pagano a 90 o 120 giorni, vogliono assistenza extra e modifiche fuori programma. Ogni richiesta sembra piccola; sommate, possono mangiarsi tutto il margine.
Come calcolare il margine di un cliente in 5 passi
Ti servono 4 dati per cliente, riferiti a un anno (o agli ultimi 12 mesi): fatturato e sconti, costi di materiali e consegne, ore dedicate, giorni medi di incasso. Vediamo il calcolo con un esempio illustrativo, importi IVA esclusa.
Passo 1. Parti dai ricavi netti. Fatturato al cliente 100.000 euro, meno sconti e note di credito per 5.000 euro: ricavi netti 95.000 euro.
Passo 2. Togli i costi diretti. Materiali e merci 45.000 euro, trasporti e consegne 3.000 euro: restano 47.000 euro. Considera solo i costi che spariscono se perdi quel cliente.
Passo 3. Dai un costo alle ore. Il cliente assorbe 1.000 ore l’anno tra produzione, assistenza, riunioni e modifiche. A 30 euro l’ora di costo pieno fanno 30.000 euro: restano 17.000 euro. Il costo orario si calcola dividendo il costo annuo della persona (stipendio, contributi, TFR) per le ore lavorate davvero, non per quelle pagate.
Passo 4. Conta l’attesa dell’incasso. Il cliente paga a 120 giorni: per quattro mesi quei soldi li anticipi tu, con il fido o con l’anticipo fatture. Ipotizzando un costo del denaro del 5% annuo, l’attesa costa circa 1.600 euro (95.000 x 5% x 120/365). Restano 15.400 euro. È un costo finanziario stimato: in contabilità non lo trovi sotto il nome del cliente, ma lo paghi in interessi sul fido o in liquidità ferma. Per il tuo calcolo usa il tasso che paghi davvero alla banca. Per semplicità qui partiamo dall’imponibile: il credito che aspetti comprende anche l’IVA, quindi il costo reale è un po’ più alto (con IVA al 22%, circa 1.900 euro).
Passo 5. Calcola il margine. 15.400 euro su 95.000 di ricavi netti: un margine del 16%. Con questo margine il cliente deve contribuire anche ai costi fissi: affitto, amministrazione, software, la tua struttura. Se il margine è basso, a pagare quei costi sono gli altri clienti.
Quando il cliente più grande ti fa perdere soldi
Prendiamo un altro esempio, sempre illustrativo. Un’azienda fattura un milione di euro e ha un costo del personale di 400.000 euro. Il cliente principale vale 300.000 euro, il 30% del fatturato, ma assorbe metà delle ore del personale.
Facciamo i conti: materiali 150.000 euro; ore valorizzate al loro costo 200.000 euro (metà di 400.000); attesa dell’incasso a 120 giorni al 5% circa 4.900 euro. Il risultato è un margine di circa 55.000 euro negativo.
In contabilità questo non si vede: il fatturato cresce, il personale è sempre impegnato, il cliente sembra il migliore. Ma su quel cliente l’azienda perde soldi e sono gli altri clienti a coprire la perdita.
Metti in fila i clienti: la classifica per margine
Rifai il calcolo per i tuoi primi 10 clienti per fatturato (spesso pesano per una quota importante dei ricavi) e mettili in fila per margine, in euro e in percentuale. Poi dividili in quattro gruppi:
- fatturato alto e margine alto: sono i clienti da proteggere, con attenzione e continuità;
- fatturato basso e margine alto: sono i clienti da far crescere;
- fatturato alto e margine basso: sono i clienti da rinegoziare;
- fatturato basso e margine basso o negativo: sono i clienti da ripensare.
Spesso la classifica per margine è molto diversa da quella per fatturato. È lì che nascono le decisioni utili.
Cosa fare con i clienti che non rendono
Sui clienti con margine basso o negativo hai tre strade, da usare anche insieme.
Rinegozia prezzo e condizioni. Rivedi listino e sconti, introduci minimi d’ordine, fai pagare a parte urgenze, modifiche e servizi extra.
Riduci il servizio. Se il prezzo non si può toccare, togli quello che non viene pagato: assistenza illimitata, consegne frazionate, riunioni non necessarie. Metti per iscritto cosa è compreso e cosa no.
Riduci il peso del cliente. Se dopo i primi due passi il margine resta negativo, valuta di ridurre il lavoro con quel cliente e di dedicare le ore liberate ai clienti che rendono. Non serve farlo da un giorno all’altro: un piano di 6-12 mesi è più sostenibile.
Ogni quanto rifare il calcolo
Il primo calcolo richiede qualche ora; poi basta aggiornarlo. Il nostro consiglio è rifarlo ogni trimestre e, in ogni caso, prima di preparare il budget dell’anno successivo e prima di rinnovare i contratti con i clienti principali. Se hai un gestionale o un controllo di gestione, i dati di fatturato, sconti e costi diretti li hai già; la parte che di solito manca è la rilevazione delle ore per cliente, anche solo indicativa.
Domande frequenti
Devo calcolare il margine di tutti i clienti?
No. Parti dai primi 10 per fatturato: sono quelli dove una decisione sposta di più il risultato.
Come stimo le ore se non le registro?
Per un mese chiedi a te e al team di annotare, anche a blocchi di mezz’ora, per quale cliente si lavora. Almeno per cominciare, è sufficiente fare questo per avere un ordine di grandezza.
Che tasso uso per il costo dell’attesa dell’incasso?
Quello che paghi sui fidi o sugli anticipi fatture. Se non usi affidamenti, puoi usare il rendimento a cui rinunci tenendo fermi quei soldi.
Margine per cliente e margine di contribuzione sono la stessa cosa?
Sono parenti stretti, ma non identici. Il margine di contribuzione classico è la differenza tra ricavi e costi variabili. Il margine per cliente, come lo calcoliamo qui, toglie anche gli altri costi diretti riferibili a quel cliente (come le ore del team) e il costo finanziario stimato dell’attesa dell’incasso, sempre prima dei costi fissi generali. È uno strumento di analisi interna, non una voce del bilancio.
Vuoi sapere quali clienti ti fanno guadagnare davvero?
Possiamo impostare insieme il calcolo del margine per i tuoi clienti principali e trasformarlo in uno strumento che aggiorni ogni trimestre.
Clicca qui per contattarci e fissare una consulenza.
