“Non me l’aspettavo.” È la frase che sento più spesso da chi si trova, da un giorno all’altro, senza i soldi per pagare stipendi o F24.
Eppure, quasi sempre, i segnali c’erano. Un cliente importante che pagava sempre più tardi. Un fido usato fino all’ultimo euro. Le tredicesime e un acconto d’imposta nella stessa settimana. La crisi quasi mai arriva all’improvviso: spesso si vede settimane prima, se guardi il foglio giusto.
Quel foglio ha un nome: cassa prospettica.
Cos'è la cassa prospettica
È una tabella semplice. Nelle colonne ci sono le prossime settimane; nelle righe:
- le entrate previste: incassi dai clienti secondo le scadenze reali (non quelle scritte in fattura, ma quando quel cliente paga davvero), anticipi, eventuali finanziamenti;
- le uscite previste: stipendi e contributi, fornitori, F24, rate di mutui e leasing, affitti, utenze, tredicesime, imposte;
- il saldo di fine settimana: saldo iniziale più entrate meno uscite.
Il bilancio ti dice com’è andata. Il conto in banca ti dice dove sei oggi. La cassa prospettica ti dice dove sarai tra un mese, due, tre.
Perché settimanale e perché circa tre mesi
Una previsione mensile può nascondere i problemi. Se a fine mese il saldo è positivo, ma il 16 devi pagare F24 e stipendi e il cliente principale paga il 30, per due settimane il conto può andare in rosso. Ragionare per settimane fa emergere proprio questi buchi.
L’orizzonte di circa 13 settimane, cioè un trimestre, è un riferimento operativo usato spesso nella pratica, non un obbligo di legge. È abbastanza lungo da vedere i problemi in arrivo e abbastanza corto da fare previsioni realistiche. Oltre i tre mesi, la cassa settimanale si affianca al budget di cassa mensile, che guarda all’intero anno.
Cosa ti permette di fare
Il vantaggio non è sapere che mancheranno i soldi. È saperlo in tempo per fare qualcosa:
- parlare con la banca settimane prima, con i numeri in mano, invece di chiedere un’anticipazione all’ultimo momento;
- sollecitare i clienti in ritardo o proporre un piccolo sconto per un pagamento anticipato;
- concordare con un fornitore un pagamento diverso, prima della scadenza e non dopo;
- spostare una spesa non urgente o rinviare un investimento.
Un esempio. Un’impresa di installazione impianti con dodici dipendenti ha oggi un saldo tranquillo. Mettendo in fila le prossime settimane scopre che nella seconda metà di dicembre arrivano a pochi giorni di distanza tredicesime, stipendi, F24 e l’acconto IVA di fine mese, mentre due clienti importanti pagano a gennaio. Il saldo di quella settimana va sotto zero. Saperlo a ottobre significa avere due mesi per organizzarsi; scoprirlo a ridosso di Natale lascia molte meno alternative.
Non è solo buona gestione: cosa dice la legge
Per chi fa impresa in forma societaria o collettiva, l’art. 2086, secondo comma, del codice civile chiede di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche per rilevare tempestivamente la crisi e la perdita della continuità aziendale.
Il Codice della crisi d’impresa (D.Lgs. 14/2019), all’art. 3, comma 3, precisa che questi assetti devono permettere, tra l’altro, di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi e di rilevare i segnali di allarme. All’imprenditore individuale lo stesso articolo chiede comunque misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi.
Il comma 4 dello stesso articolo indica quali sono questi segnali:
- debiti per stipendi scaduti da almeno 30 giorni, pari a oltre la metà delle retribuzioni di un mese;
- debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni, di importo superiore a quelli non ancora scaduti;
- esposizioni verso banche scadute da oltre 60 giorni, o oltre il limite del fido da almeno 60 giorni, se pari almeno al 5% del totale delle esposizioni;
- debiti con INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate e Agenzia delle Entrate-Riscossione oltre le soglie dell’art. 25-novies.
Le segnalazioni di INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate
L’art. 25-novies del Codice della crisi prevede che questi enti, i cosiddetti creditori pubblici qualificati, avvisino l’imprenditore (e l’eventuale organo di controllo) via PEC quando i debiti superano certe soglie. In sintesi:
- INPS: contributi non versati da oltre 90 giorni, superiori al 30% di quelli dovuti nell’anno precedente e comunque a 15.000 euro (5.000 euro per chi non ha dipendenti);
- INAIL: premi scaduti da oltre 90 giorni, superiori a 5.000 euro;
- Agenzia delle Entrate: IVA risultante dalle comunicazioni delle liquidazioni periodiche, scaduta e non versata, superiore a 5.000 euro e almeno al 10% del volume d’affari dell’anno precedente; la segnalazione arriva comunque sopra i 20.000 euro;
- Agenzia delle Entrate-Riscossione: debiti affidati per la riscossione, autodichiarati o definitivamente accertati, scaduti da oltre 90 giorni, superiori a 100.000 euro per le imprese individuali, 200.000 euro per le società di persone e 500.000 euro per le altre società.
La segnalazione invita l’imprenditore a valutare gli strumenti per affrontare la crisi, come la composizione negoziata. Ma il punto è un altro: quando arriva la PEC, il problema di solito c’è già da mesi. Una cassa prospettica aggiornata ti fa vedere molto prima la settimana in cui non riuscirai a pagare stipendi, fornitori o IVA, quando hai ancora margine per intervenire.
Come impostarla e tenerla viva in pochi minuti a settimana
- Parti dal saldo reale di oggi di tutti i conti correnti, con i fidi disponibili in una riga separata.
- Elenca le uscite certe: stipendi, contributi, F24, rate, affitti, scadenze dei fornitori. Sono le più facili da prevedere.
- Stima gli incassi in modo prudente: per ogni cliente usa i giorni di pagamento reali degli ultimi mesi, non quelli concordati.
- Guarda la riga del saldo: la prima settimana che va sotto zero, o sotto una soglia di sicurezza che decidi tu, è il tuo campanello d’allarme.
- Ogni lunedì mattina aggiorna: sostituisci le previsioni della settimana passata con i dati reali, aggiungi una settimana in fondo e guarda cosa è cambiato.
Una volta impostato il foglio, bastano di solito pochi minuti a settimana. Può farlo l’amministrazione interna; l’importante è che il titolare guardi il risultato e prenda le decisioni.
Domande frequenti
La cassa prospettica serve anche a una piccola impresa?
Sì, anzi è lì che serve di più: le piccole imprese hanno meno margini per assorbire una settimana scoperta. Basta un foglio di calcolo con poche righe.
Se ho già ricevuto una segnalazione da INPS o Agenzia delle Entrate cosa faccio?
Non ignorarla. Il primo passo è verificare i numeri e costruire subito una cassa prospettica per capire quanto è grave la situazione. Poi, con un professionista, valutare la strada giusta: un accordo con i creditori, una rateazione o, se ne ricorrono i presupposti, la composizione negoziata.
Conclusione
La crisi raramente è un fulmine a ciel sereno. Più spesso è una settimana scoperta che nessuno ha visto arrivare. Una cassa prospettica settimanale, aggiornata ogni lunedì, ti fa vedere quella settimana con largo anticipo e ti lascia il tempo di scegliere, invece di subire.
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